HERMES und agil - geht das?

Aus der Praxis

Aktuell arbeite ich bei einem Kunden als Projektleiter in einem grossen Projekt, bei dem eine Standard-Software in einer Organisation im In- und Ausland eingeführt wird.

Das Projektteam ist motiviert und auch offen für neue Ansätze. Wir arbeiten an zwei Standorten und leider arbeiten viele Teilzeit und davon auch noch einen Anteil im ‚Tagesgeschäft‘.

Das Projekt ist nach der Projektmanagement-Methode HERMES 5 aufgesetzt. Aufgrund der Grösse, Komplexität und Auswirkung auf die Organisation besteht ein übergeordnetes Programm, welches diverse Vorgaben macht. So ist zum Beispiel die ‚Earned Value Methode‘ vorgegeben, welche eine Detailplanung bis Projektende voraussetzt – also sinngemäss sollte ich sagen können, was das Team in einem Jahr macht…

Auch sonst ist alles sehr ‚wasserfallig‘ und stark ‚Statusreport-lastig‘ aufgesetzt, was mir als Fan von agilen Methoden manchmal etwas Mühe bereitet.

HEMRES 5 ist grundsätzlich offen für agile Ansätze und hat auch ein Modul ‚Entwicklung agil‘. Dies vor allem für Projekte, welche Software nach Scrum entwickeln… was bei uns nicht der Fall ist.

Agilität

Wie kriegt man in einem solchen Umfeld trotz allen (anti-agilen) Rahmenbedingungen etwas Agilität ins Projekt rein?

• Wir haben ziemlich rasch ein Kanban-Board aufgesetzt, um die Arbeiten und den Arbeitsfortschritt transparent zu machen.
• Wir führen im Projektteam ein Weekly-Standup durch, wo wir im Team kurz die wichtigsten Arbeiten und Impediments besprechen.
• Das Planen war nicht ein Projektleiter-Task, sondern ein gemeinsames Werk, welches wir an einem Workshop im Team erstellt haben. Natürlich habe ich als PL dann die Verantwortung, dies in eine ‚konforme‘ Form zu bringen.
• In Workshops erarbeiten wir diverse Ergebnisse gemeinsam und führen am Schluss eine Confidence-Vote über die Lösung durch, so dass sich alle zur erarbeiteten Lösung äussern können resp. ein Committment abgeben können.
• Erarbeitete Lösungen und Konzepte werden im Plenum in Kurz-Sessions vorgestellt werden und so rasch Feedback eingeholt.
• Wir haben begonnen, Retrospektiven durchzuführen und unsere Arbeitsweise zu hinterfragen und zu verbessern.

Daraus entstanden sind dann Ideen und Massnahmen wie:

• Co-Located arbeiten
• Projekttage einführen an denen wir fokussiert arbeiten können
• direkte Kommunikation im Team und nicht über E-Mails usw.

Auch versuche ich das Team immer wieder von Simplicity zu überzeugen, dass nicht scheinbar perfekte Lösungen (dokumentiert in umfassenden Konzepten und Spezifikationen) anzustreben sind, sondern den Mut haben auch mal gewisse Sachen einfach ausprobieren. Sinnvolle Lösungen mit überschaubarem Aufwand sind anzustreben.

Die kleinen Dinge

Dies sind kleine Dinge, welche aber Wirkung zeigen. Das Projektteam ist engagiert und neue Ansätze und Methoden sind willkommen und bieten auch eine willkommene Abwechslung zum Tagesgeschäft resp. zum herkömmlichen Projektgeschäft. Die Spielräume, welche es trotz allen Vorgaben und Rahmenbedingungen gibt, muss man einfach ausnutzen.

Das alles tun wir nicht, um einfach etwas ‚cooles‘ im Projekt zu machen, sondern um gemeinsam mit dem Team das herausfordernde Projektziel effizienter zu erreichen: Die erfolgreiche Einführung der Software und die damit verbundenen organisatorischen Veränderungen in der Gesamtorganisation.

Kleine Schritte zum grossen Ziel

Wir gehen mit kleinen Schritten Richtung Agilität und beim nächsten Mal sind sicher auch grösserere Schritte möglich. Ganz im Sinne der Agilität: In kleinen Schritten das grosse Ziel erreichen.