Alle stecken bis zum Hals in Arbeit und trotzdem werden keine Lieferobjekte fertig? Wenn viel Arbeit im System steckt, arbeiten möglicherweise alle an vielen Dingen gleichzeitig oder alle setzen Prioritäten unterschiedlich. Gemeinsame Prioritäten setzen und Fokus schaffen ist einfach gesagt, wenn nicht alle Vorhaben der Organisation sichtbar sind.
Die Grundlage für nachhaltiges Portfolio Management ist eine transparente Sicht über die Vorhaben in der Organisation. Wir verwenden Kanban Boards, um alle Vorhaben und deren aktuellen Status darzustellen. Der Status hilft uns bei der Beurteilung, wie viel Energie wir in ein Vorhaben noch stecken müssen, resp. wie lange es noch dauert, bis daraus ein Nutzen generiert wird. Dies sind wichtige Kriterien für die Priorisierung. Uns ist wichtig, möglichst alle grösseren Vorhaben darzustellen. Wir nehmen dabei in Kauf, verschiedene Vorhabenstypen wie Projekte, Programme, Epics oder Features mit unterschiedlichen Workflows in verschiedenen Bahnen auf dem Board aufzuführen. Wir kümmern uns erst in späteren Schritten der Transformation darum, dass das Verhältnis von in Phasen ablaufenden zu agilen Vorhaben auf die agile Seite kippt.
Manchmal ist es eine mühsame Fleissaufgabe, alle laufenden und geplanten Vorhaben zusammen zu tragen. Nicht alle sind an Transparenz interessiert. In der Regel hilft es, bei den Mitarbeitenden anzusetzen, die durch die vielen parallelen Vorhaben und entsprechende Zeit- und Ressourcenkonflikte in Nöten sind. Gleichzeitig muss allen klar werden, dass U-Boot-Projekte dem Unternehmen schaden, weil sie die Fertigstellung aller anderen Vorhaben verzögern. Für Vorhaben mit hohem Nutzen - unabhängig davon, ob sie direkt Nutzen bringen oder Innovation fördern - ist es in jedem Fall besser, allen in der Organisation bekannt zu sein. Die wichtigen Stakeholder im Portfolio Management zu involvieren, ist eine wichtige Motivation, auf U-Boot-Projekte zu verzichten.
Mit der gewonnen Transparenz über die Vorhaben im Unternehmen haben wir die Möglichkeit, darüber zu sprechen, welche davon wir priorisieren, weil sie schnell viel Wert erzeugen, und was die Konsequenzen für anderen Vorhaben sind. Und natürlich wenden wir jetzt Schritt für Schritt Praktiken an, um den Fokus zu erhöhen und den Wertefluss in unserem Portfolio zu optimieren.
Wie auch bei anderen Praktiken aus dem agilen Baukasten, steht auch beim Lean Portfolio Management die Schaffung der Transparenz am Anfang. Ohne Transparenz sind wir nicht in der Lage gezielte Verbesserungen vorzunehmen und erste sinnvolle Schritte zu unternehmen.
Du willst auch Transparenz über die Vorhaben in deinem Unternehmen? Vielleicht können wir dir in unserem kostenlosen Speedcoaching ein paar praktische Tipps mitgeben.